Según la Escuela Europea de la Excelencia, implementar la mejora continua en ISO 9001:2015 es un requisito del nuevo estándar que encontramos en la cláusula 10.3. Este ítem requiere que las organizaciones mejoren de forma continua la efectividad de la documentación y los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Sin embargo, no todas las organizaciones han optado por implementar la mejora continua en ISO 9001:2015. La mayoría de los auditores esperan que se revise la documentación del sistema de calidad, de los procesos o de la implementación de nuevos procedimientos para verificar la presencia de mejora continua en el sistema.
“El ciclo PDCA para implementar la mejora continua en ISO 9001:2015”.
Lo cierto es que los procesos siempre se pueden hacer más eficientes y efectivos, incluso cuando el resultado es un producto conforme. El objetivo de implementar la mejora continua en ISO 9001:2015, más allá de cumplir con el requisito, es aumentar las posibilidades de satisfacer a los clientes mediante la identificación de áreas que son susceptibles de ser mejoradas.
El ciclo PDCA, al que solemos hacer referencia en este espacio, es una herramienta útil para implementar la mejora continua en ISO 9001:2015, que permite medir la efectividad de los procesos y asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos del cliente.
El ciclo PDCA -Plan, Do. Check y Act en inglés- es una forma perfecta de introducir mejoras continuas a las actividades de su organización. Cada paso hacia la mejora se puede enmarcar dentro de las cuatro etapas que definen la estructura del ciclo: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. ¿Cómo hacerlo? Veamos:
Planificar
Establezca los objetivos y procesos necesarios para entregar resultados de acuerdo con los requisitos de sus clientes y la política de su organización. Para mejorar la operación, encuentre lo que está fallando —quejas de los clientes, reclamaciones internas, retrabajo, etc.—, y proponga ideas para resolver el problema.
Hacer
Implemente cambios diseñados para resolver los problemas en una escala pequeña, y de esta forma, medir su posible impacto. Esto minimiza la interrupción de la actividad de rutina mientras se prueba si los cambios funcionarán o no.
Comprobar
Monitoree y mida procesos y productos, comparando los resultados con las políticas y objetivos de su organización y los requerimientos de calidad del Sistema de Gestión. Es necesario verificar las actividades clave para asegurar que la calidad de salida sea conforme y no se vea disminuida por los cambios.
Actuar
Tome medidas para mejorar de forma continua el nivel de rendimiento de los procesos. Implemente cambios ahora a escala mayor, si es que las modificaciones experimentales demostraron ser exitosas. Esto significa que el cambio se convierte en parte de la rutina diaria de la organización. Actúe para involucrar en el ciclo a otras partes interesadas y afectadas por los cambios, como departamentos o proveedores, cuya cooperación es necesaria para implementar los cambios a mayor escala. Asegúrese de que los cambios estén documentados de acuerdo con los requisitos de ISO 9001:2015.
Todas las revisiones de gestión deben estar documentadas. Las observaciones, conclusiones y recomendaciones para la acción deben registrarse y, posteriormente, documentarse.
Si se debe tomar alguna medida correctiva, la Alta Dirección debe realizar un seguimiento para garantizar que la acción se implemente de manera efectiva. El propósito y el resultado final de la revisión por parte de la Alta Dirección, debe ser el aseguramiento de la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad.