Tras investigar acerca de la normatividad que la empresa tiene que cumplir en la matriz de requisitos legales es importante tener en cuenta varias recomendaciones. El documento sobre la matriz de requisitos legales debe estar redactado de manera clara y entendible. Además debe ser actualizado regularmente de acuerdo a las actividades que la empresa realice para cumplir con la normatividad.
La matriz de requisitos legales debe contener la norma que se utilizará, su año de publicación, su título, los artículos que aplican y el alcance de ésta. Para mantener actualizada esta lista el empleador deberá notificar junto a cada norma utilizada, el plan de acción y la evidencia del cumplimiento además de las fechas de seguimiento. Por esta razón es importante que al momento de investigar y seleccionar la normatividad que se asumirá, se debe plantear de manera específica el plan de acción que se acogerá para cada norma.
De esta forma, si se posee una norma dentro de la matriz de requisitos legales, se deberá demostrar el cumplimiento y seguimiento de aquella legislación, ya sea por medio de capacitaciones, charlas, reuniones, procedimientos u otras actividades que demuestran que la empresa está cumpliendo. Esto es lo que compone la matriz de requisitos legales.
La matriz de requisitos legales y aquellos documentos que están relacionados con SG-SST, como muestra el parágrafo 1 del artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015:
“Pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo”.
La matriz de requisitos legales debe contener principalmente las normatividades bajo las que se rige la empresa, y segundo, la actualización y el mantenimiento de actividades que evidencien el cumplimiento de estas normas. Para tal efecto es necesario poseer un documento que demuestre toda esta información.