¿Qué es una matriz de requisitos legales y cada cuánto se debe actualizar?

17 noviembre, 2016 - 5 minutes read

¿Qué es una Matriz de requisitos?

La objetividad de realizar una matriz de requisitos legales tiene que ver con el proceso de evidenciamiento y acogimiento de las normas dentro de la empresa. No basta con solo tener las normas que se cumplirán sino también se debe reflejar de manera regular cuáles son las actividades que el encargado de SG-SST y los empleados realizan para cumplir con estos requisitos.

La matriz de requisitos legales debe poseer, además de las normas y su información, el proceso de evidencia y la fecha de seguimiento que se ha hecho a tal normatividad. Este es un proceso frecuente que se realiza de acuerdo a las actividades que se hagan para cumplir estas normas. Por lo tanto, esta matriz de requisitos legales debe actualizarse frecuentemente con cada actividad que sea realizada.

Por otro lado, al igual que toda la normatividad del SG-SST, se debe como mínimo realizar y revisar anualmente toda la información respectiva a la matriz de requisitos legales. Por ejemplo, revisar aquellas normas que hayan sido adicionadas, modificadas o derogadas con la intención de mantener el cumplimiento y la actualización de estas normas. Es importante tener en cuenta que después de poseer la normatividad, lo más importante es mantener actualizada nuestra matriz de requisitos legales con sus respectivas actividades de evidencia.

¿Cada cuánto se debe actualizar una matriz de requisitos legales de una empresa?

Una matriz de requisitos legales o matriz legal es un documento que contiene toda la información sobre la normatividad que una empresa debe cumplir legalmente. Estas normas y obligaciones legales están moderadas por diferentes mecanismos que buscan que una empresa garantice mediante el evidenciamiento de actividades el cumplimiento de la normatividad concerniente a la seguridad y salud en el trabajo.

La definición de matriz legal se puede encontrar en el Decreto 1072 de 2015 en el artículo 2.2.4.6.2. en donde se define a la matriz legal como:

“24. Matriz legal: Es la compilación de los requisitos normativos exigibles a la empresa acorde con las actividades propias e inherentes de su actividad productiva, los cuales dan los lineamientos normativos y técnicos para desarrollar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), el cual deberá actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables”.

Por lo tanto, según esta definición, la matriz de requisitos legales debe actualizarse continuamente de acuerdo a las nuevas disposiciones que puedan hacerse a las normatividades utilizadas. Pero además, la matriz de requisitos legales también hace parte de las obligaciones de los empleadores y está constatada en el parágrafo del artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015, en el que menciona que:

“Por su importancia, el empleador debe identificar la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones aplicables a la empresa”

Además, la matriz de requisitos legales también hace parte de la documentación general que toda empresa debe tener para desarrollar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Esto se encuentra estipulado en el artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015.