Una matriz de requisitos legales debe estar orientada específicamente hacia las actividades que realiza la empresa. Estos procesos tienen como objetivo verificar y evidenciar las mejoras que una empresa realiza para certificar que cumple con las normas, leyes, resoluciones, decretos y demás obligaciones.
A continuación, encontrará cuáles son las normas mediante las que se debe realizar la matriz de requisitos legales de una empresa:
Normatividad de SG-SST
Principalmente la primera normatividad que se debe consultar y se debe aplicar es la relacionada con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esta normatividad se encuentra en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, por lo tanto, esta normatividad debe ser aplicada por todas las empresas que se encuentran localizadas geográficamente en Colombia. La información sobre el SG-SST se encuentra en el capítulo 2.2.4.6 del Decreto 1072 de 2015, ‘Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo’.
Tras confirmar la normatividad que una empresa debe cumplir de acuerdo al SG-SST, también se encuentran tres niveles que componen principalmente la normatividad sobre la que una empresa debe certificarse: la normatividad nacional, departamental y local.
Normatividad nacional
Es el primer nivel con el que una empresa debe cumplir. Este se refiere a las leyes, decretos, resoluciones, reglamentos, estatutos, entre otros, que son avalados por el Congreso de la República, por los Ministerios o por Departamentos Administrativos.
Por ejemplo, el Código Sustantivo del Trabajo, la Resolución 2646 de 2008 y el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo deben ser considerados en la matriz de requisitos legales.
Normatividad departamental
Este segundo nivel se refiere más a la ubicación geográfica en la que se encuentra ubicada la empresa. En algunas ocasiones los departamentos emiten normatividades específicas para prevenir efectos nocivos de alguna situación que se presenta específicamente en su zona geográfica.
Por ejemplo, en algunos lugares donde la temperatura es muy alta y es posible que se desarrollen enfermedades transmitidas por vectores (Zika, Dengue, Malaria, etc) algunos departamentos emiten disposiciones especiales para la prevención de la mortalidad por estas enfermedades. Hay que tener en cuenta que esto depende exclusivamente del departamento o de la zona donde se realizan las labores.
Normatividad local
Esta normatividad de tercer nivel se centra en aquellas zonas o municipios en los que se imponen normatividades específicas para determinados trabajos. Esto es frecuente en municipios donde las alcaldías o las instituciones pertinentes promueven el regimiento de una ley que favorece a la población.
Por ejemplo, la Alcaldía de Bogotá publica normatividad específica para el manejo de residuos sólidos y basuras que todos los hogares y empresas en la ciudad deben cumplir.
Además de tener en cuenta las anteriores normas por ubicación geográfica, existen otro tipo de normatividades específicas que deben tenerse en cuenta de acuerdo al tipo de labor y actividad que realiza la empresa.
Normatividad de acuerdo a la actividad que realiza la empresa
Existen varias empresas que realizan actividades y labores que necesitan de normatividades adicionales.
Por ejemplo, las actividades laborales que poseen un alto riesgo de accidentes como aquellas relacionadas con el sector de construcción o trabajo en alturas, necesitan de cursos y certificaciones que permitan laborar en estas condiciones especiales. La Resolución 1409 de 2012 por la que se establece el reglamento de seguridad para protección contra caídas en trabajos en alturas es una muestra de la normatividad usada en trabajos de alto riesgo.
Normatividad técnicas sectoriales
Al igual que en la construcción o en las instituciones de salud, existen determinados sectores laborales que poseen una normatividad específica de acuerdo al servicio que ofrecen. En este caso podemos encontrar las Normas técnicas sectoriales que definen y rigen una normatividad específica.
Por ejemplo, el sector relacionado con la gastronomía como bares y restaurantes deben cumplir con la Norma Técnica Sectorial Colombiana NTS – TS 004. Establecimientos gastronómicos y bares. Requisitos de sostenibilidad 2008, y esto es un requisito para la renovación de su registro de turismo de acuerdo con la Resolución 0148 de 2015 expedida por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
Normatividad acogida voluntariamente por la empresa
Hay algunas empresas que acogen normas para mejorar sus procesos laborales. Por ejemplo hay organizaciones que están certificadas en ISO 9001, que aunque no es obligatorio, están usando para mejorar la gestión de calidad de su producto o servicio. Este tipo de normatividades también deben incluirse en la matriz de requisitos legales puesto que representan los lineamientos bajo los que la empresa está trabajando. También hay empresas que deciden acogerse a normatividades internacionales, por su relación con grupos económicos en el exterior o por requisito de sus clientes, estas normatividades deben ser evidenciadas en la matriz de requisitos legales.